Décryptage : Space Planning

L’art d’aménager des espaces de travail pour le bien-être et la performance

Les entreprises qui s’installent dans un nouveau lieu ou qui entreprennent de transformer leurs espaces de travail, sont à juste titre incitées par le space planning à s’interroger sur leur organisation et les pratiques de leurs collaborateurs. L’espace de travail, défini par le space planning, doit trouver l’équilibre entre la juste utilisation de l’espace, le confort des utilisateurs, les ambitions et le fonctionnement de l’entreprise.

Étape n°1 

Identifier les besoins de l’entreprise

En amont d’un déménagement ou de l’installation dans de nouveaux locaux, le space planning ouvre la réflexion sur l’espace occupé par les activités de l’entreprise. Comment travaillent les collaborateurs ? Pour être performants, ont-ils besoin d’échanger dans l’open space ou plutôt de se concentrer dans des bureaux individuels ? Quelles sont les personnes (clients ou prestataires) qui se rendent dans les locaux et que faut-il pour les recevoir ? Toutes ces questions amènent à s’attarder sur le caractère purement fonctionnel des bureaux.

Space planning
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Étape n°2 

Parier sur l’évolution

Le space planning conseille l’entreprise qui emménage dans un local afin que le coût immobilier et l’impact environnemental du bâtiment soient optimisés, notamment grâce à la mutualisation des espaces. Par la suite, le space planning accompagne l’évolution des entreprises dont la vocation est de croître, de diminuer ou bien de transformer ses activités. Il faut anticiper ces évolutions très en amont afin de planifier les espaces de travail au plus proche des besoins. En effet, il sera par exemple judicieux de prévoir l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou bien trouver des solutions pertinentes en cas de sous-occupation de l’espace. 

Étape n°3

Open space ou bureau individuel ?

Peut-être parce qu’elle est dans l’air du temps, cette question est toujours très centrale dans l’entreprise et la réponse dépend des habitudes des salariés, du caractère collaboratif des projets ou des technologies qui viennent soutenir le travail. Dans l’entreprise, quels sont les flux de circulation ? Comment les collaborateurs échangent-ils et à quelle fréquence ? Le space planning s’attache à comprendre les attentes et les besoins de chacun avec la double ambition de soutenir la productivité et de satisfaire les envies pour obtenir l’adhésion de tous. Adaptation aux nouveaux modes de travail et performance : l’aménagement de l’espace doit être un compromis idéal.

Étape n°4

Communiquer via ses espaces de travail

Dans le monde de l’entreprise, le travail à distance (télétravail, déplacement ou rencontre avec les partenaires hors des murs de l’entreprise) est en pleine croissance. Le space planning intègre cette évolution et amène l’entreprise à s’interroger sur son taux d’occupation de l’espace. La logique poursuivie est celle du bon sens ainsi que la recherche de la réduction du coût immobilier du projet. Bureaux partagés, cloisons mobiles ou meubles amovibles : les solutions d’aménagement mises en œuvre par le space planning ont intégré le fait que l’entreprise était vivante et elles visent à optimiser les espaces de travail.

Étape n°5

Prendre en compte le télétravail

Vis-à-vis du visiteur, qu’il soit client, partenaire ou future recrue, l’aménagement des espaces de travail envoie un signal fort. Tout au long de leur parcours – ou du chemin critique -, de l’accueil jusqu’à la salle de réunion, en passant par la tisanerie ou l’open space, le visiteur se forge une opinion sur le lieu dans lequel il évolue. En effet, les bureaux sont de véritables ambassadeurs de l’entreprise. Le space planning invite celle-ci à comprendre cette originalité, le message qui est recherché et le fonctionnement. Pragmatisme, ouverture, discrétion, convivialité… Une bonne planification des espaces de travail va pouvoir aider l’entreprise à communiquer sur ce qu’elle sait faire et sur ce qu’elle veut faire.

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